Power Automate vs Zapier vs custom code — which one?

Whichever costs you less to run and is easier to maintain. If you already pay for Microsoft 365, Power Automate is usually free and more powerful. Zapier and Make are great for fast one-offs across consumer SaaS. Custom code only when the no-code tools genuinely can't do it.

What if my system has no API?

Then we use Power Automate Desktop or a similar RPA tool to drive the UI like a person would. It's slower and a little more brittle than an API, but it works on truly ancient software. I'll always tell you upfront when this is the only option.

Will it break when vendors push updates?

Stable APIs almost never break. RPA bots and screen-scrapers can break when a vendor redesigns the UI — that's the tradeoff for automating something with no API. Either way, the monitoring tells you the moment it stops working, so it's a quick fix rather than a slow disaster.

Who maintains it after launch?

You can — the doc and the platform make small tweaks easy. Most clients keep me on a small monthly retainer for new flows and the occasional vendor-update fix. Both are fine.

What does it cost to run?

Usually nothing or close to it. Power Automate is included with most Microsoft 365 plans, Apps Script is free with Google Workspace, and Cloud Functions cost pennies at small-business volume. Zapier / Make have their own subscriptions, which I'll factor into the recommendation.

Automazione

Smetti di fare due volte lo stesso task — lascialo al software.

Per le piccole squadre che perdono ore in click, copia-incolla e "ancora un'ultima email." Collego le cose che fai nello stesso modo ogni settimana per farle girare da sole — e la tua gente torna al lavoro vero. A partire da $250.

Prenota una call conoscitiva gratuita arrow_forward Vedi i pacchetti

Gratis, niente slide deck — solo una conversazione su cosa ti mangia il tempo.

01 — In ogni build

Cosa ottiene di default ogni automazione.

Non upsell — il punto di partenza. I fallimenti silenziosi uccidono le automazioni, quindi non le rilascio così.

check_circleAvvisi quando qualcosa si rompe
check_circleOgni esecuzione loggata
check_circleSi può rilanciare senza rischi
check_circleTestato prima su dati reali
check_circleDoc breve per il tuo team
check_circleÈ tuo, non mio

02 — Approccio

Come le costruisco davvero.

Usa quello per cui già paghi, sistema prima il processo e non automatizzare mai un casino.

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Sistema il processo, poi automatizza

Se il workflow è rotto, l'automazione lo rompe solo più in fretta. La prima call di solito è 'ti serve davvero questo step?'

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Usa quello per cui già paghi

Microsoft 365 include Power Automate. Google Workspace include Apps Script. Spesso la risposta giusta sono zero nuovi abbonamenti SaaS.

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API-first, RPA quando non si può

Vere API quando esistono (pulite, veloci, stabili). RPA con Power Automate Desktop per app legacy senza API — con gli occhi ben aperti sui compromessi.

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Osservabilità integrata

Storico delle run, tassi di successo e una dashboard semplice così vedi a colpo d'occhio se le cose funzionano — senza dover entrare in sette strumenti.

Ho sostituito $40K+/anno di reportistica e automazione vendor in-house.

Flussi Power Automate + dashboard Power BI + qualche Cloud Function, tutto su strumenti che l'azienda già pagava. Stessi output, una frazione del costo, completamente di proprietà.

03 — Pacchetti

Tre modi per iniziare. Scegli la forma che ti calza.

Ogni build è su misura, di tua proprietà e include la baseline qui sopra. Preventivo fisso di una pagina dopo la call conoscitiva.

Workflow

Fascia tipica $250–$1.5K

Tempistica: 1–2 settimane
Scope: 1 workflow
Sistemi: 1–2 sistemi

check_circleUn workflow end-to-end (es. modulo → CRM → Slack → email di risposta)
check_circleCostruito in Power Automate, Apps Script, Zapier o Make — quello che ci sta
check_circleAlert sugli errori + log delle run
check_circleTestato in sandbox su dati reali

Avvia un progetto Workflow arrow_forward

Stack

Fascia tipica $1.5K–$5K

Tempistica: 2–4 settimane
Scope: Flusso multi-sistema
Sistemi: 3–5 sistemi

check_circleTutto quello che c'è in Workflow
check_circleIntegrazione multi-sistema tra CRM, contabilità, email, storage, ecc.
check_circleWebhook + job schedulati + trigger su evento dove servono
check_circleModello dati condiviso così i sistemi sono d'accordo su cos'è un cliente

Avvia un progetto Stack arrow_forward

Engine

Fascia tipica $5K–$10K+

Tempistica: 4–10 settimane
Scope: Suite ops completa
Sistemi: 5+ sistemi

check_circleTutto quello che c'è in Stack
check_circleCloud Functions personalizzate (Firebase / GCP) per tutto ciò che esce dai limiti del no-code
check_circleRPA con Power Automate Desktop per app legacy senza API
check_circleAI Builder OCR / estrazione per PDF, fatture e moduli di intake

Avvia un progetto Engine arrow_forward

04 — Add-on

Extra, quando ti servono.

Aggiungili a qualsiasi pacchetto, o inseriscili dopo man mano che l'attività ci cresce dentro.

Bot RPA per app legacy

$1K–$3K

Bot Power Automate Desktop che clicca dentro la vecchia app AS400 / desktop senza API. Ultima spiaggia, ma funziona.

Estrazione AI (OCR / intake)

$800–$2.5K

Estrai dati strutturati da fatture, CV o moduli scansionati con AI Builder o Document AI. Inbox dentro, foglio di calcolo fuori.

Notifiche Slack / Teams

$300–$800

Alert intelligenti al canale o alla persona giusta — non un firehose. Include orari di silenzio e raggruppamento, così non vengono mutati.

Email di report schedulate

$400–$1.2K

Email digest settimanali o mensili dai tuoi dati live — fatturato, pipeline, metriche ops — costruite e inviate in automatico.

Dashboard di monitoraggio

$800–$2K

Una vista Power BI o Looker Studio con storico delle run, tasso di successo e flussi che stanno andando alla deriva. Così ti puoi fidare.

Retainer mensile

$200–$600 / mese

Modifiche, nuovi flussi, fix per gli aggiornamenti dei vendor e momenti tipo 'ehi, il bot può fare anche questo?'. Cancellabile in qualsiasi momento.

05 — Processo

Come va davvero un progetto di automazione.

Una call, una mappa di processo, una build testata, poi un lancio in cui non sparisco.

Call conoscitiva di 20 minuti

Mostrami il task com'è oggi — click, copia-incolla, tutto. Ti dico cosa vale la pena automatizzare e cosa no.

Mappa di processo + preventivo fisso

Entro 48 ore ricevi un diagramma di una pagina del nuovo flusso più prezzo fisso e tempistica. Niente sorprese a ore.

Build + test nel tuo sandbox

Costruisco dentro il tuo tenant su dati reali (ma sicuri). La vedi girare prima che tocchi qualcosa di live. Le revisioni sono incluse nel prezzo.

Lancio + monitoraggio + handoff

L'accendiamo insieme, configuriamo alert e log e ti consegno un breve documento per il tuo team. Poi resto raggiungibile per almeno il primo mese.

06 — FAQ

Le cose che di solito mi chiedono.

Espandi tutto Riduci tutto unfold_more

Power Automate, Zapier o codice custom — quale? expand_more

Quello che ti costa meno far girare ed è più facile da mantenere. Se già paghi Microsoft 365, Power Automate è di solito gratis e più potente. Zapier e Make sono ottimi per cose veloci tra SaaS consumer. Codice custom solo quando i tool no-code davvero non ce la fanno.

E se il mio sistema non ha API? expand_more

Allora usiamo Power Automate Desktop o un tool RPA simile per pilotare la UI come farebbe una persona. È più lento e un po' più fragile di un'API, ma funziona su software davvero antichi. Te lo dico sempre subito quando questa è l'unica opzione.

Si romperà quando i vendor pubblicano aggiornamenti? expand_more

Le API stabili non si rompono quasi mai. I bot RPA e gli screen-scraper possono rompersi quando un vendor ridisegna la UI — è il prezzo da pagare per automatizzare qualcosa senza API. In ogni caso, il monitoraggio ti dice subito quando smette di funzionare, così è una riparazione veloce e non un disastro lento.

Chi la mantiene dopo il lancio? expand_more

Puoi farlo tu — il documento e la piattaforma rendono facili le piccole modifiche. La maggior parte dei clienti mi tiene su un piccolo retainer mensile per nuovi flussi e l'occasionale fix da aggiornamento vendor. Entrambe le opzioni vanno bene.

Quanto costa farla girare? expand_more

Di solito niente o quasi. Power Automate è incluso nella maggior parte dei piani Microsoft 365, Apps Script è gratis con Google Workspace e le Cloud Functions costano centesimi a volumi da piccola impresa. Zapier / Make hanno i loro abbonamenti, che incorporo nella raccomandazione.

Parliamone

Dimmi cosa ti mangia la settimana. Ti dico se vale la pena automatizzarlo.

Call di 20 minuti, mappa di processo in italiano semplice e preventivo entro 48 ore, oppure un onesto 'questo non vale la pena automatizzarlo ancora — ecco perché'. Capitano tutte e tre.

— Quinton

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