Power Automate vs Zapier vs custom code — which one?

Whichever costs you less to run and is easier to maintain. If you already pay for Microsoft 365, Power Automate is usually free and more powerful. Zapier and Make are great for fast one-offs across consumer SaaS. Custom code only when the no-code tools genuinely can't do it.

What if my system has no API?

Then we use Power Automate Desktop or a similar RPA tool to drive the UI like a person would. It's slower and a little more brittle than an API, but it works on truly ancient software. I'll always tell you upfront when this is the only option.

Will it break when vendors push updates?

Stable APIs almost never break. RPA bots and screen-scrapers can break when a vendor redesigns the UI — that's the tradeoff for automating something with no API. Either way, the monitoring tells you the moment it stops working, so it's a quick fix rather than a slow disaster.

Who maintains it after launch?

You can — the doc and the platform make small tweaks easy. Most clients keep me on a small monthly retainer for new flows and the occasional vendor-update fix. Both are fine.

What does it cost to run?

Usually nothing or close to it. Power Automate is included with most Microsoft 365 plans, Apps Script is free with Google Workspace, and Cloud Functions cost pennies at small-business volume. Zapier / Make have their own subscriptions, which I'll factor into the recommendation.

Automatisierung

Hör auf, dieselbe Aufgabe zweimal zu machen — lass die Software ran.

Für die kleinen Teams, die Stunden verlieren an Klicks, Copy-Pastes und „nur noch diese eine Mail." Ich verdrahte die Sachen, die du jede Woche gleich machst, so dass sie von selbst laufen — und deine Leute wieder zur echten Arbeit kommen. Ab $250.

Kostenloses Discovery-Gespräch buchen arrow_forward Pakete ansehen

Kostenlos, kein Slide-Deck — einfach ein Gespräch darüber, was deine Zeit frisst.

01 — In jedem Build

Was jede Automatisierung standardmäßig bekommt.

Keine Upsells — das ist die Basis. Stille Fehler killen Automatisierungen, also ship ich sie nicht.

check_circleAlarm, wenn etwas bricht
check_circleJeder Lauf geloggt
check_circleSicher wiederholbar
check_circleErst mit echten Daten getestet
check_circleKurze Doku für dein Team
check_circleDu besitzt es, nicht ich

02 — Vorgehen

Wie ich diese tatsächlich baue.

Nutze, wofür du schon zahlst, fix den Prozess zuerst und automatisier nie ein Chaos.

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Erst den Prozess fixen, dann automatisieren

Wenn der Workflow kaputt ist, macht Automatisierung ihn nur schneller kaputt. Die erste Frage ist meist: 'brauchst du diesen Schritt überhaupt?'

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Nutze, wofür du schon zahlst

Microsoft 365 enthält Power Automate. Google Workspace enthält Apps Script. Oft ist die richtige Antwort: null neue SaaS-Rechnungen.

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API-first, RPA wenn nicht anders

Echte APIs, wenn es sie gibt (sauber, schnell, stabil). Power Automate Desktop RPA für Legacy-Apps ohne API — mit klarem Blick auf die Tradeoffs.

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Observability eingebaut

Run-Historie, Erfolgsraten und ein einfaches Dashboard, damit du auf einen Blick siehst, ob alles läuft — ohne dich in sieben Tools einzuloggen.

Ich habe $40K+/Jahr an Vendor-Reporting und Automatisierung in-house ersetzt.

Power-Automate-Flows + Power-BI-Dashboards + ein paar Cloud Functions, alles laufend auf Tools, für die das Unternehmen schon zahlte. Gleicher Output, Bruchteil der Kosten, vollständig im Eigentum.

03 — Pakete

Drei Wege zum Start. Wähl die Form, die passt.

Jeder Build ist individuell, gehört dir und enthält die Basis oben. Festes einseitiges Angebot nach einem Discovery-Gespräch.

Workflow

Typische Spanne $250–$1.5K

Zeitrahmen: 1–2 Wochen
Umfang: 1 Workflow
Systeme: 1–2 Systeme

check_circleEin End-to-End-Workflow (z. B. Formular → CRM → Slack → Antwort-E-Mail)
check_circleGebaut in Power Automate, Apps Script, Zapier oder Make — je nachdem, was passt
check_circleFehler-Alerts + Run-Logs
check_circleIn einer Sandbox gegen echte Daten getestet

Workflow-Projekt starten arrow_forward

Stack

Typische Spanne $1.5K–$5K

Zeitrahmen: 2–4 Wochen
Umfang: Multi-System-Flow
Systeme: 3–5 Systeme

check_circleAlles aus Workflow
check_circleMulti-System-Integration über CRM, Buchhaltung, E-Mail, Storage usw.
check_circleWebhooks + geplante Jobs + Event-Trigger nach Bedarf
check_circleGemeinsames Datenmodell, damit die Systeme sich einig sind, was ein Kunde ist

Stack-Projekt starten arrow_forward

Engine

Typische Spanne $5K–$10K+

Zeitrahmen: 4–10 Wochen
Umfang: Komplette Ops-Suite
Systeme: 5+ Systeme

check_circleAlles aus Stack
check_circleEigene Cloud Functions (Firebase / GCP) für alles außerhalb der No-Code-Grenzen
check_circlePower Automate Desktop RPA für Legacy-Apps ohne API
check_circleAI Builder OCR / Extraktion für PDFs, Rechnungen und Eingangsformulare

Engine-Projekt starten arrow_forward

04 — Add-ons

Extras, wenn du sie brauchst.

An jedes Paket anstecken oder später hinzufügen, wenn das Geschäft hineinwächst.

RPA-Bot für Legacy-Apps

$1K–$3K

Power-Automate-Desktop-Bot, der sich durch die alte AS400-/Desktop-App klickt, die keine API hat. Letzter Ausweg, aber funktioniert.

KI-Extraktion (OCR / Eingang)

$800–$2.5K

Strukturierte Daten aus Rechnungen, Lebensläufen oder gescannten Formularen mit AI Builder oder Document AI ziehen. Postfach rein, Spreadsheet raus.

Slack- / Teams-Benachrichtigungen

$300–$800

Smarte Alerts an den richtigen Kanal oder die richtige Person — kein Feuerwerk. Inklusive Ruhezeiten und Gruppierung, damit es nicht stummgeschaltet wird.

Geplante Report-E-Mails

$400–$1.2K

Wöchentliche oder monatliche Digest-E-Mails aus deinen Live-Daten — Umsatz, Pipeline, Ops-Metriken — automatisch erstellt und versendet.

Monitoring-Dashboard

$800–$2K

Power BI- oder Looker-Studio-View mit Run-Historie, Erfolgsrate und Flows, die abdriften. Damit du ihm vertraust.

Monatlicher Retainer

$200–$600 / Monat

Anpassungen, neue Flows, Vendor-Update-Fixes und 'kann der Bot auch noch das'-Momente. Jederzeit kündbar.

05 — Ablauf

Wie ein Automatisierungs-Projekt tatsächlich läuft.

Ein Gespräch, eine Prozess-Map, ein getesteter Build, dann ein Launch, bei dem ich nicht verschwinde.

20-minütiges Discovery-Gespräch

Führ mich durch die Aufgabe, wie sie heute passiert — Klicks, Copy-Pastes, das ganze Ding. Ich markiere, was sich zu automatisieren lohnt und was nicht.

Prozess-Map + festes Angebot

Innerhalb von 48 Stunden bekommst du ein einseitiges Diagramm des neuen Flows plus festen Preis und Zeitrahmen. Keine Stunden-Überraschungen.

Build + Test in deiner Sandbox

Ich baue in deinem Tenant gegen echte (aber sichere) Daten. Du siehst es laufen, bevor es etwas Live anfasst. Revisionen sind im Preis enthalten.

Launch + Monitoring + Übergabe

Wir schalten gemeinsam ein, richten Alerts und Logs ein, und ich übergebe ein kurzes Doc für dein Team. Danach bleibe ich mindestens den ersten Monat erreichbar.

06 — FAQ

Dinge, die Leute üblicherweise fragen.

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Power Automate vs. Zapier vs. eigener Code — was nimmt man? expand_more

Was im Betrieb weniger kostet und einfacher zu warten ist. Wenn du schon für Microsoft 365 zahlst, ist Power Automate meist gratis und mächtiger. Zapier und Make sind super für schnelle Einzelfälle quer durch Consumer-SaaS. Eigener Code nur, wenn die No-Code-Tools es wirklich nicht können.

Was, wenn mein System keine API hat? expand_more

Dann nutzen wir Power Automate Desktop oder ein ähnliches RPA-Tool, um die UI wie ein Mensch zu bedienen. Es ist langsamer und etwas anfälliger als eine API, aber es funktioniert auf wirklich uralter Software. Ich sage dir immer im Voraus, wenn das die einzige Option ist.

Geht es kaputt, wenn Anbieter Updates pushen? expand_more

Stabile APIs gehen fast nie kaputt. RPA-Bots und Screen-Scraper können kaputtgehen, wenn ein Anbieter die UI neu designt — das ist der Preis dafür, etwas ohne API zu automatisieren. So oder so sagt das Monitoring sofort, wenn etwas hängt, sodass es ein schneller Fix wird statt ein langsames Desaster.

Wer wartet das nach dem Launch? expand_more

Du kannst das — das Doc und die Plattform machen kleine Anpassungen einfach. Die meisten Kunden behalten mich auf einem kleinen monatlichen Retainer für neue Flows und gelegentliche Vendor-Update-Fixes. Beides ist okay.

Was kostet der Betrieb? expand_more

Meist nichts oder fast nichts. Power Automate ist in den meisten Microsoft-365-Plänen enthalten, Apps Script ist kostenlos mit Google Workspace, und Cloud Functions kosten Cents bei Small-Business-Volumen. Zapier / Make haben eigene Abos, die ich in die Empfehlung einrechne.

Lass uns reden

Sag mir, was deine Woche frisst. Ich sage dir, ob es sich zu automatisieren lohnt.

20-Minuten-Gespräch, verständliche Prozess-Map und Angebot innerhalb von 48 Stunden, oder ein ehrliches 'das lohnt sich noch nicht zu automatisieren — hier ist warum'. Alle drei kommen vor.

— Quinton

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